DMS systém

Správa dokumentů nebo také systém pro správu dokumentů (Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM)), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a zdigitalizovaných papírových dokumentů.

Systémy pro správu dokumentů neřeší obsah dokumentů, ale berou dokumenty jako nedělitelné prvky. Vedle systému správy dokumentů existují ještě systému pro správu obsahu CMS, které pomáhají uživatelům s tvorbou obsahu dokumentu. 

DMS systém umožňuje začleňování dokumentů s pokročilou možností vkládání metadat nebo tagů. Slouží k pohodlnému verzování dokumentů, včetně uchovávání historie verzí. Zajišťuje rychlé vyhledávání a centrální správu dokumentů. Skutečně dobrý DMS systém podporuje integraci do stávajících aplikací, které firma používá. 

Přehled DMS systémů naleznete v testu TopTenReview, ve kterém zvítězil systém M-Files: http://www.digres.cz/86/nejlepsi-ecm-system-m-files

Také jste někdy narazili na limity zastaralého systému souborů uložených v hierarchii složek? Už jste si někdy řekli, že ukládání dokumentů do složek působí později komplikace a zdržuje od skutečné práce? Začíná většina Vaší komunikace s kolegy větou „ve které složce najdu poslední verzi té nabídky/vyúčtování/dokumentace?“. Když potřebujete nějaký dokument, musíte se nejprve rozmyslet na jakém síťovém disku máte začít hledat? Nebo dokonce psát kolegovi email, aby soubor zaslal jako přílohu?

Zaměstnanci ztrácí až 16% produktivního času zdlouhavým hledáním nebo opětovnou tvorbou již existujících, ale dobře ukrytých dokumentů, kdesi v labyrintu složek a podsložek. 

M-Files poskytuje dokonale jednoduché řešení pro efektivní správu dokumentů.

Se systémem M-Files existují dokumenty pouze jedenkrát, jsou opatřeny třídícími atributy (tagy, meta-daty) a je možné na ně pohlížet různými pohledy. Všechny dokumenty jsou bezpečně uloženy v SQL databázi a je k nim řízen přístup pomocí přístupových práv. 

Vyhledávání dokumentů pak probíhá jednoduše zadáním „tagu“ nebo slova z obsahu dokumentu a systém M-Files okamžitě vyhledá a nabídne dokumenty, které jste hledali. Nemusíte si pamatovat kde jsou, nemusíte si pamatovat jaké změny v dokumentu kdy proběhly, vše si za Vás pamatuje systém M-Files.

M-Files uchovává historii změn každého dokumentu tak, abyste se mohli vracet a prohlížet vývoj dokumentu v čase. To je zvlášť vhodné pro týmovou práci.

DMS systém M-Files umožňuje vyhledávat přímo v obsahu dokumentů (fulltext), zároveň si  každý uživatel může prohlédnout poslední dokumenty, se kterými pracoval, či použít svůj vlastní dynamický pohled, to je mnohem snažší, než těžkopádné vyhledávání souborů v souborových složkách. Navíc má uživatel k dispozici též svojí frontu úkolů (přiřazení) od robustního workflow, které umožňuje oběh a schvalování dokumentů a podporuje týmovou práci.

Výhody oceněného systému pro správu dokumentů M-Files si můžete vyzkoušet v praxi přímo u Vás ve firmě. Stáhněte si plně funkční DMS systém M-Files na 30 dní zdarma!